Elektroniczna lista obecności – systemy RCP online

W dobie cyfrowej transformacji, coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie elektronicznych systemów zarządzania czasem pracy. Elektroniczna lista obecności pracowników staje się standardem w wielu branżach, przynosząc liczne korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. W tym artykule omówimy główne zalety takiego rozwiązania, które obejmują zwiększenie precyzji i efektywności, redukcję kosztów, elastyczne formy rejestracji oraz ułatwienia w zarządzaniu danymi. W tym kontekście wskażemy również zalety z wdrożenia Time Harmony - systemu rejestracji czasu pracy online, w którym elektroniczna lista obecności jest jedną z licznych funkcjonalności, wspierających proces rejestracji i rozliczania czasu pracy. Opracowany we współpracy z ekspertami Prawa Pracy system poza elektroniczną listą obecności, posiada między innymi funkcje takie jak: planowanie harmonogramów, zarządzanie urlopami i nieobecnościami oraz możliwość pełnego rozliczenia czasu pracy.

Elektroniczna lista obecności – główne korzyści

Elastyczne formy rejestracji

Elektroniczne rejestratory czasu pracy oferują pracownikom wygodne, elastyczne formy rejestrowania obecności, zastępując konieczność ręcznego wpisywania czasu przyjścia do i wyjścia z pracy możliwością przyłożenia karty lub szybkiego zeskanowania kodu QR . System Time Harmony udostępnia następujące formy rejestracji: karta RFID, kod QR, kod kreskowy, PIN, komputer/laptop, aplikacja mobilna.

Szeroki wachlarz form rejestracji, w połączeniu z możliwością integracji z systemami dostępu czy bramkami obrotowymi, czyni z Time Harmony narzędzie na tyle elastyczne i uniwersalne, że może być wykorzystywane zarówno w dużym przedsiębiorstwie, w magazynie, firmie produkcyjnej jak również w biurze czy w przypadku pracy zdalnej.

Zwiększenie precyzji i efektywności

Tradycyjne metody prowadzenia listy obecności, takie jak papierowe arkusze czy ręczne wprowadzanie danych, są podatne na błędy i manipulacje. Elektroniczne systemy eliminują te problemy, zapewniając dokładność i rzetelność danych. Każde wejście i wyjście pracownika jest automatycznie rejestrowane, co minimalizuje ryzyko pomyłek. Ponadto, dzięki automatycznemu naliczaniu godzin pracy, nadgodzin oraz ewentualnych spóźnień, systemy te pozwalają na znaczne oszczędności czasu pracy działu kadr. W Time Harmony dane na temat przepracowanego czasu mogą być zaimportowane do systemu kadrowo-płacowego za pomocą automatycznego interfejsu lub ręcznie pobrane z systemu i wczytane do programu naliczającego wynagrodzenia.

Dostęp do bieżących danych i raportów

Systemy do elektronicznej ewidencji czasu pracy zapewniają szybki wgląd w bieżące dane na temat obecności pracowników. Dane dostępne są z każdego miejsca i urządzenia przyczyniając się do sprawnego planowania pracy i rozdzielania obowiązków. System Time Harmony dodatkowo podaje listę osób nieobecnych w pracy, ze wskazaniem przyczyny nieobecności. Ponadto z pozycji ekranu startowego można znaleźć informację na temat planowanych obecności na kolejne 24 godziny wprzód.

Z kolei raporty czasu pracy pozwalają na wgląd w dane historyczne na potrzeby analiz czy działań optymalizacyjnych. Time Harmony posiada raporty z danymi o obecnościach pracowników, z godzinami wejścia i wyjścia z pracy w określonym dniu, podsumowanie przepracowanego czasu wraz z informacją o nadgodzinach czy pracy w porach nocnych, wykorzystanych urlopach i dostępnych limitach urlopowych.

Redukcja kosztów

Wprowadzenie systemu precyzyjnie rejestrującego czas przyjścia do i wyjścia z pracy przyczynia się do redukcji kosztów i to w wielu wymiarach. Po pierwsze, przyczynia się do zwiększonej samodyscypliny pracowników w zakresie punktualności i ograniczenia wcześniejszych wyjść z pracy. Pozwala również na monitorowanie długości i częstotliwości przerw, co również może być elementem zwiększania świadomości pracowników co do właściwego wykorzystania czasu pracy.

Automatyczne przesyłanie danych o czasie pracy do systemów płacowych upraszcza proces naliczania wynagrodzeń i eliminuje błędy wynikające z ręcznego wprowadzania danych. Integracja z systemami płacowymi oszczędza czas i zasoby działu Kadr.

Zgodność z przepisami Prawa Pracy

Prowadzenie ewidencji czasu pracy jest wymogiem prawnym sformułowanym w Kodeksie Pracy, ponieważ służy prawidłowemu wyliczeniu wynagrodzenia za pracę. I chociaż samo prowadzenie listy obecności nie jest wymagane przepisami prawa, to wielu przedsiębiorców decyduje się na ten proces, ponieważ znacznie wspiera prowadzenie pełnej ewidencji czasu pracy i dodatkowo stanowi element skutecznego zarządzania i planowania pracy. Warto w tym miejscu krótko omówić różnicę pomiędzy listą obecności a ewidencją czasu pracy.

Lista obecności to dokument, który pozwala pracownikowi potwierdzić swoją obecność w pracy i powinna zawierać: imię i nazwisko pracownika, datę, godzinę przyjścia do pracy, godzinę wyjścia z pracy, podpis pracownika.

Ewidencja czasu pracy to znacznie szersze pojęcie niż lista obecności, a obowiązek jej prowadzenia jest jasno określony w Kodeksie Pracy (Art. 149 §1). Oprócz daty i godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, ewidencja czasu pracy powinna uwzględniać szereg dodatkowych informacji, takich jak liczba nadgodzin, liczba godzin przepracowanych w porze nocnej, zwolnienia od pracy, informacje o nieobecnościach oraz dniach wolnych od pracy.

Więcej informacji na temat zasad prowadzenia ewidencji czasu pracy można znaleźć w naszym artykule.

Ekologia

Poza przytoczonymi powyżej korzyściami płynącymi ze stosowania elektronicznej listy obecności online, takimi jak wygodna rejestracja, precyzja i dokładność danych, automatyzacja procesów rozliczania czasu pracy czy nieograniczony dostęp do danych, nie bez znaczenia w dzisiejszych realiach jest również wymiar związany z ochroną środowiska. Prowadzenie papierowych list obecności, zwłaszcza w dużych zakładach pracy, wiąże się z ogromną ilością papierowej dokumentacji. Korzystanie z systemu takiego jak Time Harmony, realnie przyczynia się do ograniczenia ilości zużywanego papieru i może zaświadczać o dbałości przedsiębiorcy o środowisko naturalne.

Elektroniczna lista obecności a RODO

Prowadzenie listy obecności w formie elektronicznej to również zapewnienie zgodności z przepisami z zakresu ochrony danych osobowych. Przedsiębiorca zyskuje pewność, iż listy z danymi pracowników są odpowiednio zabezpieczone i dostępne jedynie dla upoważnionych osób. Time Harmony dodatkowo udostępnia funkcję szyfrowania i anonimizacji wrażliwych danych.