Kontrola w ZSS w Ciepłowodach. Znamy już szczegóły

Nasza redakcja w piątek 28 października otrzymała dokumenty dotyczące kontroli komisji rewizyjnej w Ciepłowodach.  Cała sprawa toczy się o etat pomocy administracyjnej. Komisja stwierdza, że dyrektor zatrudniła pracownika i nie wykazała tego w arkuszach organizacyjnych zatwierdzanych przez wójta. Dyrektor odpowiada, że wszystko było ujęte w arkuszach, chodzi o zmianę nazewnictwa w międzyczasie.

Komisja rewizyjna w składzie Sławomir Krawczyk (przewodniczący) Damian Cieślik, Paweł Kopeć i Justyna Kłocko prowadziła kontrolę w Zespole Szkół Samorządowych w Ciepłowodach od 10 marca 2016 roku do 12 września 2016 roku. Kontrolujący rozpytywali dyrektor Beatę Lis o „zakres działalności statutowej ZSS w Ciepłowodach m.in. o zasady organizacji pracy placówki, organizacji dowozu uczniów do szkoły oraz źródeł dochodów związanych z działalnością własną”. Komisja zapoznała się także z dokumentami związanymi z zatrudnieniem na stanowiskach „nie nauczycielskich”, organizowanym przez ZSS transportem oraz rejestrami zleceń.

Cały spór dotyczy kwestii dokumentów związanych z arkuszami organizacyjnymi w szkole.

KOMISJA: ROZBIEŻNOŚCI W DOKUMENTACH, NIEDOPEŁNIENIE OBOWIĄZKÓW

Pierwsze zastrzeżenie komisji rewizyjnej w tej sprawie dotyczy przesłonięcia w kserokopii dokumentu części dotyczącej „zakresów obowiązków pracowników ZSS oraz rejestrach prowadzących w jednostce”. Komisja wystąpiła o opinię prawną, co do przesłonięcia danych. Radca prawny stwierdził , że brak jest przesłanek do ograniczania jawności danych. Komisja ponownie poprosiła o dokumenty i stwierdziła rozbieżności pomiędzy tymi wcześniejszymi (z kwietnia) a tymi przekazanymi w maju i poprosiła o wyjaśnienie, skąd różne i niejednobrzmiące egzemplarze potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów.

- Niezgodność pomiędzy kserokopiami pism dotyczących zakresu obowiązków pracowników niepedagogicznych wynika z faktu, iż w kwietniu 2016 r., czyli pomiędzy kolejnymi wezwaniami komisji, sporządzono aneksy do zakresu obowiązków, w których zapis: „Bezpośrednią Pani przełożoną jest starsza woźna zespołu”, zamieniono na „Bezpośrednim przełożonym jest dyrektor zespołu”. Sytuacja ta spowodowana była potrzebą aktualizacji dokumentów, gdyż, od 2010 roku, stanowisko starszej woźnej przestało istnieć. W związku z tym dokumentem, w oparciu o który Komisja Rewizyjna winna dokonywać ustaleń jest kserokopia dokumentu  z 9 maja 2016 r.”.

Jednak, jak stwierdza komisja, wyjaśnienie to i zawarte w nich daty nie zgadzają się z faktami i stanem rzeczywistym.

W swoich wyjaśnieniach do protokołu komisji dyrektor dodaje:  Rozbieżności wynikają z faktu, iż w kwietniu tego roku sporządzone zostały aneksy do zakresu obowiązków pracowników. Pracownik kadr, w momencie przygotowywania-kserowania dokumentów dla Komisji Rewizyjnej, zakrył zdanie „bezpośrednio podlega starszej woźnej”, gdyż w swoim przekonaniu uznał, że w obliczu przygotowywania aneksów do zakresu obowiązków pracowników, zapis ten jest już nieaktualny i że dla Komisji istotę sprawy stanowi sam zakres obowiązków.

Komisja po analizie przedłożonych dokumentów zakwestionowała także  zgodność w strukturach zatrudnienia w ZSS na stanowiskach administracyjnych i obsługi  z warunkami ustalonymi w zatwierdzonych przez organ prowadzący (wójta) arkuszami organizacyjnymi wraz z ich późniejszymi aneksami.

- Powstały istotne wątpliwości oraz niejasności natury prawnej dotyczące faktu niewłaściwego zabezpieczenia przez dyrektora ZSS środków finansowych na utrzymanie etatów pracowników administracyjnych oraz obsługi w poszczególnych latach. W ocenie komisji, niezgodność  powstała po zatwierdzeniu aneksu do arkusza organizacyjnego na rok 2014/2015 w zakresie dotyczącym liczby etatów utworzonych w jednostce z etatami wykazanymi w arkuszach organizacyjnych ZSS.

Jak czytamy w protokole komisji, radca prawny w podsumowaniu opinii, o którą prosiła komisja, na podstawie przekazanych mu dokumentów stwierdza, że dyrektor ZSS nie była uprawniona do zatrudnienia 19 grudnia 2014 roku osoby na stanowisku pomoc administracyjna, gdyż etat ten nie był przewidziany w arkuszu organizacyjnym na ten rok szkolny i nie był zatwierdzony przez organ prowadzący. Zatrudniając pomoc administracyjną dyrektor nie dopełniła obowiązku  sporządzenia aneksu do arkusza organizacyjnego na rok 2014/2015 i zatwierdzenia tego aneksu przez organ prowadzący.

Dalej wymienione są konsekwencje, jakie może ponieść dyrektor ZSS w związku z zatrudnieniem pracownika poza zapisami arkusza organizacyjnego. Jest to odpowiedzialność dyscyplinarna, w  tym możliwość odwołania dyrektora w konsekwencji utraty zaufania, a także odpowiedzialność karna (gdy zaistnieje uzasadnione podejrzenie popełnienia przestępstwa organ prowadzący jest zobowiązany powiadomić organy ścigania)  i odpowiedzialność majątkowa za ewentualne straty finansowe w związku z zatrudnieniem nowego pracownika. Tej ostatniej szkody radca prawny, jak sam przyznaje, nie jest w stanie stwierdzić ze względu na brak odpowiednich dokumentów.

Komisja występuje więc do szkoły o wskazanie wydatków ponoszonych w okresie od stycznia 2014 r. do grudnia 2015 r. z tytułu pracowników administracyjnych i obsługi.  Wytyka tu, że według arkusza organizacyjnego na 2014 r. nie stworzono nowego stanowiska „pomoc administracyjna”, ale zostało ono wykazane w zestawieniu wynagrodzeń od stycznia 2014 (dodatkowo nazwa stanowiska została zmieniona 19 grudnia 2014r). Komisja zauważa także, że w zestawieniu widnieje stanowisko „Intendent zaopatrzeniowiec”, a w arkuszu organizacyjnym szkoły takiego nie ma.

W „zaleceniach pokontrolnych” komisja zaleca dyrektor ZSS przeprowadzenie analizy, dokonanie ujednolicenia i usystematyzowania dokumentacji organizacyjnej pod względem nazewnictwa stanowisk i określenia podległości służbowej oraz:

- Zalecić organowi prowadzącemu – Wójtowi Gminy Ciepłowody podjęcie działań zgodnie z treścią opinii prawnej (…) w zakresie oceny prawidłowości, jak i legalności działania Dyrektora ZSS (…)poprzez złożenie wymaganych przepisami prawa zawiadomień i podjęcie czynności związanych z ustaleniem odpowiedzialności.

DYREKTOR: WSZYSTKO JEST W DOKUMENTACH, WSZYSTKO ZGODNIE Z PRZEPISAMI

Na  zarzuty te odpowiada dyrektor ZSS Ciepłowody Beata Lis dwoma pismami: skargą na działalność komisji rewizyjnej oraz uwagami do kontroli.

- Stanowczo stwierdzam, iż protokół kontroli nie odzwierciedla rzeczywistego stanu rzeczy – przede wszystkim w zakresie rzekomych nieprawidłowości w arkuszu organizacyjnym Szkoły – bowiem jako dyrektor Szkoły nie miałam możliwości złożenia jakichkolwiek wyjaśnień w sprawie, pomimo iż możliwość taką przewiduje statut gminy Ciepłowody – pisze dyrektor, dodając, że gdyby wszystkie konsultacje były prowadzone z nią mogłaby od razu wyjaśnić kwestie sporne i pokazać dokumenty, które rzuciłyby „światło na pojawiające się rzekome nieprawidłowości".

O złych intencjach komisji wobec dyrektor ma świadczyć również zakres zlecenia sporządzenia opinii prawnej przez radcę prawnego, który bazując jedynie na dokumentach przedstawionych przez Komisję, bez dokładnej wiedzy na temat przyczyny zmian w arkuszach organizacyjnych na lata 2014/2015 oraz 2015/2016, wydał stronniczą i niekorzystną dla dyrektor opinię prawną.

- Radca prawny podający się za specjalistę w dziedzinie prawa oświatowego, powinien wiedzieć, iż każdy dyrektor szkoły jako pracodawca – w ramach swoich uprawnień - ma prawo dokonać przeszeregowania stanowisk pracowników, co znalazło odzwierciedlenie w arkuszu organizacyjnym w zakresie pracowników administracyjnych i obsługi. Arkusz w tym zakresie jest  dokumentem, z którego nie ma możliwości rozczytania zmian bez sięgnięcia do dokumentów źródłowych, a dysponentem tychże dokumentów źródłowych jestem ja, jako dyrektor Szkoły. Brak analizy dokumentów źródłowych powoduje, że nie jest możliwe stwierdzenie, czy dokonana zmiana narusza w jakikolwiek sposób przepisy ustaw – przekonuje dyrektor Beata Lis.

 Następnie dyrektor wykazuje, że według statutu komisja rewizyjna nie ma prawa artykułować „zaleceń”, ale jedynie wnioski i propozycje, co do sposobu usunięcia nieprawidłowości stwierdzonych w wyniku kontroli.

- Odnośnie arkusza organizacyjnego szkoły na rok 2014/2015 i rzekomych nieprawidłowości związanych z aneksami do arkusza i etatami pracowników administracji i obsługi, wyjaśniam, że nadzór finansowy organu prowadzącego nad działalnością szkoły nie obejmuje swoim zakresem wyrażania zgody na dokonywanie przez dyrektora szkoły czynności z zakresu prawa pracy. Ingerencja taka uznawana jest przez orzecznictwo sądowo – administracyjne za wkraczanie przez organ prowadzący w stosunki pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Z takich też ustawowych uprawnień korzystam jako dyrektor Szkoły.

Dyrektorka tłumaczy, że stanowisko „starszej woźnej” zlikwidowała z dniem 08.11.2010r. i z tym też dniem utworzyła stanowisko pracownika administracyjno- gospodarczego. Zgodnie z przepisami, jako dyrektor i pracodawca miała do tego prawo i nie musiała uzyskiwać zgody organu prowadzącego, tym bardziej, że nie miało to wpływu na pobierane przez pracownika wynagrodzenie, gdyż mieściło się ono w planowanym budżecie, w tym na rok 2014/2015.

- To stanowisko wykazane zostało w aneksie do arkusza organizacyjnego za rok 2014/2015 w pozycji „Inne” razem z czterema innymi pracownikami. W aneksach do arkusza na rok 2014/2015 nie została przewidziana pozycja – pracownik administracyjno-gospodarczy – dodaje dyrektor. 

Następna zmiana nastąpiła w dniu 19.12.2014r., gdzie z ww. pracownikiem podpisano kolejne porozumienie, gdzie nastąpiła zmiana stanowiska pracy z pracownika administracyjno – gospodarczego na stanowisko pomoc administracyjną – ze względu na zmianę zakresu obowiązków pracownika oraz potrzeby dostosowania nazewnictwa do obowiązującej klasyfikacji zawodów. 

- Powyższe spowodowało, iż w arkuszu organizacyjnym za rok 2015/2016 ww. pracownik administracyjny „wyszedł” z pozycji „Pracowników obsługi”, Poz. „Inne”, a znalazł się pod pozycją „pomoc administracyjna” - Pracownicy administracji. Pracownicy administracji i obsługi w roku szkolnym 2015/2016. Dlatego też zmieniła się liczba pracowników administracji z 4 na 5. Liczba 13 pracowników obsługi pozostała niezmienna z uwagi na fakt zatrudnienia pomocy nauczyciela przedszkola w wymiarze 3/4 etatu – wyjaśnia Beata Lis.

Podsumowując Beata Lis stwierdza, że:

Zmiany w arkuszach organizacyjnych nastąpiły jedynie w zakresie nazewnictwa stanowisk pracy, ruchów pomiędzy pracownikami administracji oraz obsługi oraz zatrudnieniem nowego pracownika. Wszystkie te zmiany zostały przeze mnie uwzględnione w arkuszach organizacyjnych, a do czego byłam uprawniona jako dyrektor Szkoły. Zmiany te nie wprowadziły żadnych nieprawidłowości dotyczących przekroczenia budżetu szkoły na wynagrodzenia dla pracowników.

Bez uzyskania powyższych danych, zarówno Komisja rewizyjna, jak i radca prawny opiniujący zmiany w arkuszach organizacyjnych, nie byli w stanie ocenić prawidłowości działań dyrektora Szkoły oraz rzetelności analizowanych arkuszy organizacyjnych.

Skargę na działalność rady rozpatruje teraz komisja doraźna, natomiast rada gminy uchwałą na ostatniej sesji zobowiązała wójta do zawarcia umowy z radcą prawnym w związku ze skorzystaniem przez komisję rewizyjną z opinii tegoż radcy prawnego w zakresie związanym m.in. z odniesieniem się do wyjaśnień złożonych przez dyrektor ZSS. Nie wiemy, czy ta ostatnia jest już znana.