Przechowywanie dokumentów firmowych – ile lat trzeba je trzymać?
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przechowywania dokumentów, które powstają w trakcie funkcjonowania firmy. Obowiązek ten wynika z przepisów prawa, które mają na celu zapewnienie transparentności rozliczeń podatkowych, ochronę interesów pracowników, a także umożliwienie organom kontroli weryfikacji. Warto wiedzieć, jak długo należy przechowywać poszczególne rodzaje dokumentów, by uniknąć problemów prawnych i logistycznych.
Dokumenty podatkowe i księgowe
Podstawową kategorią dokumentów, które przedsiębiorcy muszą przechowywać, są te związane z rozliczeniami podatkowymi. Zgodnie z ustawą o ordynacji podatkowej, dokumenty księgowe, takie jak faktury, księgi rachunkowe czy dowody księgowe, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Taki okres pozwala organom podatkowym na przeprowadzenie ewentualnej kontroli i wyjaśnienie wszelkich nieprawidłowości.
Przedsiębiorcy zobowiązani są także do przechowywania dokumentacji dotyczącej rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych przez ten sam okres – 5 lat. Warto jednak pamiętać, że w przypadku złożonych postępowań podatkowych czy uchybień, okres ten może być wydłużony. Przedsiębiorcy, którzy prowadzą pełną księgowość, muszą również zadbać o archiwizację sprawozdań finansowych, które powinny być dostępne przez cały okres funkcjonowania firmy i dodatkowe pięć lat po jej zamknięciu.
Dokumentacja pracownicza
Dokumenty związane z zatrudnieniem pracowników, takie jak akta osobowe czy listy płac, podlegają szczególnym regulacjom. Zgodnie z nowelizacją przepisów wprowadzoną w 2019 roku, okres przechowywania akt osobowych wynosi 10 lat od zakończenia współpracy z danym pracownikiem, pod warunkiem że pracodawca przekazał do ZUS odpowiednie raporty informacyjne. W przeciwnym razie okres ten może wynosić nawet 50 lat, co ma na celu ochronę interesów emerytalnych i rentowych pracowników.
Również listy płac czy umowy o pracę muszą być przechowywane przez dekadę. Pracodawca powinien pamiętać, że brak odpowiedniej dokumentacji może wiązać się z poważnymi konsekwencjami prawnymi, zarówno w przypadku sporów sądowych z pracownikami, jak i podczas kontroli Państwowej Inspekcji Pracy czy ZUS. Aby ułatwić zarządzanie takim archiwum, warto korzystać z profesjonalnych usług przechowywania dokumentów lub nowoczesnych systemów zapewniających obieg dokumentów w firmie.
Dokumenty związane z działalnością operacyjną
Poza dokumentami księgowymi i pracowniczymi, firmy muszą przechowywać również inne rodzaje, takie jak umowy handlowe, korespondencję z kontrahentami czy umowy związane z realizowanymi projektami. Okres przechowywania zależy od ich charakteru oraz przepisów szczególnych. Na przykład, w przypadku umów cywilnoprawnych, zaleca się przechowywanie ich przez co najmniej 6 lat, co odpowiada ogólnemu terminowi przedawnienia roszczeń wynikających z kodeksu cywilnego.
Obowiązek przechowywania dokumentów firmowych to nieodłączny element prowadzenia działalności gospodarczej. Różnorodność regulacji wymaga od przedsiębiorców znajomości przepisów dotyczących wielu dziedzin - podatkowej, pracowniczej, jak i operacyjnej. Dbanie o odpowiednią archiwizację nie tylko minimalizuje ryzyko konsekwencji prawnych, ale również pozwala na sprawniejsze funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Niezależnie od wybranej metody, warto pamiętać, że właściwe przechowywanie dokumentów to obowiązek, który powinien być traktowany z należytą uwagą.
