Aktualizacja danych przedsiębiorcy – co, gdzie i dlaczego zgłaszać?

– Każdy przedsiębiorca w Polsce ma obowiązek aktualizacji danych swojej firmy w odpowiednich rejestrach. Niezależnie od tego, czy prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, czy jest właścicielem spółki, konieczność zgłaszania zmian jest kluczowa dla zgodności z przepisami prawa – przypomina Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości i płac Systim.pl. Wyjaśnia, jakie dane należy zgłaszać, gdzie i dlaczego jest to konieczne.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przedsiębiorca ma obowiązek poinformować odpowiednie instytucje o wszelkich zmianach w danych rejestrowych, takich jak: dane kontaktowe (np. zmiany adresu siedziby firmy, adresu e-mail, czy numeru telefonu), forma działalności (np. przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę, zmiany w zakresie działalności gospodarczej, czy wprowadzenie nowych przedmiotów działalności), zmiany w składzie właścicieli lub zarządzie firmy, NIP i REGON, czy też zmiany w działalności gospodarczej (np. zmiana zakresu działalności, przekształcenie działalności, zawieszenie działalności gospodarczej).

W zależności od formy działalności, przedsiębiorcy muszą zgłaszać zmiany w odpowiednich rejestrach. – W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), wszystkie zmiany muszą zostać zgłoszone w ciągu 7 dni od ich wystąpienia przez internetowy formularz dostępny na stronie CEIDG – mówi Beata Tęgowska z Systim. – Z kolei spółki      z o. o., akcyjne i inne dokonują aktualizacji w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) za pośrednictwem systemu teleinformatycznego eKRS lub bezpośrednio w sądzie gospodarczym – zaznacza. – Trzeba też pamiętać, że zmiany adresu do korespondencji, czy związane z zatrudnieniem, ubezpieczeniami społecznymi i zmiany w zakresie podatków, przedsiębiorcy powinni zgłaszać w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS)      i Urzędzie Skarbowym (US) – dodaje.

Nieaktualizowanie danych w terminie ma swoje konsekwencje. Jedną z nich są np. problemy z doręczeniami urzędowymi. – W przypadku, gdy przedsiębiorca np. nie zgłosi zmiany adresu firmy, a urząd wysyła korespondencję na ten, który ma w systemie, przedsiębiorca może nie otrzymać ważnych dokumentów i pominąć termin, co ma realne konsekwencje prawne – zaznacza Beata Tęgowska. – Co więcej, w przypadku kontroli skarbowej przedsiębiorca może zostać obciążony dodatkowymi karami, może mieć utrudniony dostęp do usług publicznych i dofinansowania. Brak aktualizacji danych wpływa także na wiarygodność i reputację samego przedsiębiorstwa – przestrzega ekspertka Systim.